BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Penelitian
Departemen Penjualan dan Pemasaran (Sales & Marketing Department) dalam suatu organisasi hotel memegang peranan penting untuk menunjang kelancaran bisnis hotel tesebut. Kegiatan marketing adalah pelaksanaan dari segala aktivitas perusahaan yang dilakukan untuk menciptakan informasi tentang perusahaan dan berusaha untuk meningkatkan serta menyebarkan hasil produksinya sesuai dengan permintaan masyarakat pada saat ini (jangka pendek), maupun yang akan datang (jangka panjang).
Seorang Sales Manager bersama dengan perangkat tugas di bagiannya haruslah memahami cara bagaimana mengatur kegiatan-kegiatan pemasaran secara keseluruhan dengan konsep dan pola perencanaan dan juga koordinasi kegiatan-kegiatan penjualan dan aspek dari segi-segi lain di bidang pemasaran. Dalam menjalankan tugasnya tersebut seorang sales sudah pasti akan berhubungan dengan banyak orang yang bersentuhan langsung dengan produk yang ditawarkannya.
Efektifitas dari seorang tenaga penjual secara langsung dapat mempengaruhi keuntungan perusahaan. Oleh karena itu diperlukan seorang sales yang benar-benar memahami tugasnya yang harus bertemu dengan banyak orang dan mempengaruhi mereka sehingga mereka tertarik untuk menggunakan produk yang dihasilkan oleh perusahaan.
Dalam hubungannya dengan banyak orang inilah, seorang sales diharuskan untuk berkomunikasi dengan baik dan benar. Berkomunikasi adalah syarat wajib yang dibutuhkan seorang sales dalam menjalankan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya. Agar penyampaian maksud dan tujuan yang diinginkan dapat terlaksana dengan baik, seorang sales juga harus dapat menempatkan dirinya dan melihat dengan siapa dia berhubungan. Seorang sales juga harus dapat menjembatani permasalahan yang terjadi antara tamu dengan hotel, dalam hal ini seorang tamu yang mempunyai masalah dengan Front Office, Accounting, Housekeeping dan bagian yang lainnya.
Seorang tamu pada umumnya akan terus berhubungan dengan sales selama ia menggunakan segala fasilitas yang terdapat di hotel. Karena orang pertama yang ditemui pada saat mengenal produk hotel adalah sales hotel tersebut, oleh karena itu seorang sales yang baik harus bisa menjaga hubungan yang baik dengan tamu hotel maupun dengan rekan kerja di departemen lain yang berhubungan dengan tamu tersebut. Dalam menyusun Karya Tulis Akhir yang berjudul “Pentingnya Komunikasi Bagi Sales Person (Staf Bagian Pemasaran) Dalam Menjalankan Tugasnya Di Aston Hotel Sudirman”, penulis mencoba untuk menguraikan dan mengemukakan tentang apa yang dialami dalam pelaksanaan praktek kerja di Aston Hotel Sudirman pada Sales & Marketing Department.
B. Identifikasi dan Perumusan Masalah
1. Identifikasi Masalah
Fungsi seorang sales dalam menjalankan tugasnya adalah untuk menjual produk yang dihasilkan suatu hotel, oleh karena itu seseorang sales harus memiliki kemampuan untuk bisa berkomunikasi dengan baik kepada setiap orang yang berhubungan langsung dengan produk tersebut. Kemampuan untuk berkomunikasi ini sangat diperlukan dan harus disesuaikan dengan waktu, tempat dan karakter orang yang ditemui. Hal ini akan sangat terasa sekali apabila terjadi masalah yang menyebabkan seorang sales harus menghadapi lebih dari satu orang dengan beragam keinginan pula. Cara penyampaian yang baik mutlak diperlukan agar setiap orang tidak merasa dirugikan dan masalah dapat terselesaikan dengan baik.
Berkomunikasi dapat dilakukan dengan berbagai macam cara tergantung kondisi dan situasi yang dihadapi pada saat itu. Yang terpenting adalah bagaimana agar maksud dan tujuan yang diharapkan dapat dimengerti oleh orang bersangkutan.
2. Perumusan Masalah
Masalah yang banyak dihadapi oleh seorang sales di Aston Hotel Jakarta biasanya berhubungan dengan tamu atau booker (orang yang berhubungan langsung dengan tamu) yang mempunyai masalah dengan Front Office, Housekeeping dan Accounting.
Beberapa diantaranya adalah :
- Tamu tidak mendapatkan kamar seperti yang dijanjikan sales pada waktu pertama kali ia memesan dikarenakan tingkat hunian yang tinggi.
- Pembayaran tamu oleh perusahaannya tidak tepat waktu dikarenakan sesuatu dan lain hal dalam perusahaannya dan bagian accounting yang tidak simpatik dalam menagih.
- Permintaan perusahaan untuk mendapatkan fasilitas kredit yang tidak disetujui oleh bagian accounting.
- Permintaan tamu untuk menambah atau mengurangi perabotan dan peralatan yang tersedia di dalam kamar.
- Kurang baiknya hubungan yang terbina antara seorang sales dengan rekan kerja maupun dengan tamunya.
Adapun perumusan permasalahan yang timbul dari masalah-masalah di atas adalah “mengapa seorang sales person harus dituntut untuk dapat berkomunikasi dengan baik”.
C. Tujuan Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah supaya dapat mengetahui mengapa seorang Sales Person harus mampu berkomunikasi dengan baik. Komunikasi yang baik di sini tidak hanya kemampuan dalam menyakinkan calon pelanggan akan produk yang ditawarkan, namun juga mampu menjalin kerjasama yang baik dengan staf pada bagian lain dalam perusahaan yang kelak berhubungan manakala pelanggan hendak menggunakan produk yang berhasil dijual dalam hal ini adalah kamar. Bagian yang kerap kali berhubungan dengan Sales Person adalah Front Office, House Keeping dan Accounting.
D. Metode Penelitian
Untuk Menyusun Karya Tulis Akhir ini penulis mengelompokkan bagian-bagian mana yang harus didahulukan dan melakukan penelitian lebih mendalam. Adapun tahapan-tahapan tersebut adalah sebagai berikut :
1. Penelitian Lapangan.
Pada penelitian lapangan ini penulis terjun langsung yang berupa Praktek Kerja Lapangan yang dimulai tanggal 12 April – 12 Oktober 2004. Selain itu penulis juga melakukan wawancara dengan para sales person.
2. Penelitian Kepustakaan.
Pengumpulan data-data dengan jalan penelitian terhadap buku-buku yang berkaitan dengan masalah di atas.
Diharapkan hasil kerja yang yang mendekati sasaran dapat menjadi manfaat di kemudian hari bagi penulis khususnya dan masyarakat umum.
E. Sistematika Penulisan
Penulis menyusun Karya Tulis Akhir ini berdasarkan sistematika sebagai berikut :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini penulis menguraikan mengenai latar belakang, permasalahan dan perumusan masalah, tujuan penelitian, metode penelitian dan sistematika penulisan.
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA
Dalam bab ini diuraikan mengenai pengertian sales & marketing department, pengertian sales person, tugas-tugas seorang sales person dan pengertian komunikasi.
BAB III: GAMBARAN UMUM OBJEK PENELITIAN
Menguraikan mengenai sejarah singkat Aston Hotel Sudirman, fasilitas,
dan struktur organisasi.
BAB IV: PEMBAHASAN MASALAH
Dalam bab ini diuraikan mengenai pentingnya komunikasi bagi seorang sales person, aktifitas sales person pada sales & marketing department dan hambatan-hambatan dalam pelaksanaan.
BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini dituliskan kesimpulan-kesimpulan yang diambil serta saran-saran yang diajukan karena dianggap perlu sesuai dengan permasalahan yang dihadapi.
